15 Adat Penulisan Email Yang Baik Dan Benar

15 Etika Penulisan Email Yang Baik Dan Benar - Dalam penulisan email, kita harus memperhatikan moral penulisan email yang disebut dengan Netiket atau Nettiquette, yang artinya ialah moral dalam berkomunikasi melalui email.

Seperti halnya berkomunikasi melalui surat atau bertatap muka, berkomunikasi dengan email butuh tatacara sendiri. Bisa dibayangkan, hampir setiap hari ada jutaan email dikirimkan dan diterima oleh begitu banyak orang. Maka bila salah pengetikan kata, akan berakibat fatal. Nah sebab itu sangat penting tata krama dan moral yang harus di perhatikan dalam menulis email.

Sebelumnya saya sudah menjelaskan Bentuk Komunikasi Dengan Email Beserta Pengertiannya. Lalu, kali ini saya akan membahas mengenai moral penulisannya.

Berikut ialah moral penulisan dan moral berkomunikasi yang baik dan benar melalui Email.

1. Baca Ulang, Sebelum Mengirim Email

Membaca terlebih dahulu isi email ialah cara terbaik untuk menghindari dari kesalahan penulisan ataupun kalimat yang kurang baik. Kita sanggup mengulangnya sebanyak satu atau dua kali untuk memastikan bahwa email yang akan dikirim sudah sangat baik dan tidak ada yang tertinggal.

2. Berhati-Hati Dalam Bercanda

Pada dasarnya, mengirim email sama dengan berbicara tanpa suara. Jika dengan bunyi kita sanggup mengatur nada bicara, sedangkan pesan teks hanya sanggup dibaca memakai irama tertentu.

Nah, ketika kita bercanda melalui email. Bisa saja hal yang dianggap menghibur untuk kita malah sebaliknya dianggap menyakitkan oleh orang yang mendapatkan pesan email kita. Jadi, usahakan berbicara melalui email dengan sebaik-baiknya namun tidak perlu terlalu baku juga.

3. Langsung Ke Inti Pembahasan

Lakukan pembicaraan yang menuju pada inti pembahasan. Jangan terlalu banyak pembahasan yang sia-sia. Karena Email ialah wadah komunikasi yang bersifat penting. Jika kurang penting, kita sanggup memakai pesan singkat saja.

4. Jangan Membicarakan Orang Lain

Membicarakan seseorang ialah perbuatan yang kurang baik, terlebih lagi membahasnya melalui internet memakai email. Karena sanggup saja email kita dibuka seseorang, kemudian orang itu melihat apa yang kita bicarakan pada email tersebut dan menyebar luaskannya.

Berhati‑hatilah terhadap apa yang Anda tulis. E‑mail mempunyai akomodasi berjulukan forward yang mengizinkan si akseptor akan meneruskannya (forward) ke orang lain.

5. Jangan Gunakan Huruf Kapital

Penggunaan karakter besar atau kapital secara berlebihan akan menciptakan goresan pena email kita sangat kurang lezat untuk dilihat. Karena dalam tata krama berkomunikasi dengan e‑mail atau chat, penggunaan karakter besar biasanya dianggap berteriak, memarahi ataupun membentak.

6. Jawablah Semua Pertanyaan Dengan Baik

Terkadang, email dipakai untuk berdiskusi masalah-masalah tertentu. Misalkan berdiskusi mengenai laporan, karya ilmiah ataupun sekedar diskusi tanya jawab.

Jangan pernah menjawab pertanyaan yang panjang dengan jawaban yang singkat. Jika tidak sanggup menjawab, lebih baik jangan menjawab atau membalas email tersebut. Atau jangan menjawab pertanyaan yang lebih dari satu dalam satu jawaban saja.

7. Jangan Terlalu Banyak Mengutip

Berhati‑hatilah dalam melaksanakan jawaban (reply). Fasilitas "Reply" dari sebagian besar aktivitas mailer biasanya akan mengutip pesan orisinil yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi surat Anda.

Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e‑mail, usahakan menghapus bagian‑bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian- kepingan yang relevan/penting saja.

8. Menuliskan Subjek Pada Email Yang Benar

Subjek pada email sanggup dikatakan sebagai Judul Email. Fungsinya ialah untuk mempermudah pengenalan suatu email, apakah email tersebut berupa sampah(spam/junk) atau email penting.

Misalkan subjeknya "Laporan Data Input Keuangan", Lalu si akseptor email akan sangat gampang menemukan email mengenai laporan keuangan tersebut hanya dengan membaca subjek yang tertera.

9. Gunakan Bahasa Yang Sopan

Kita sanggup memakai kalimat "Aku" atau "Saya" pada penulisan email. Karena kalimat tersebut ialah kalimat yang cukup sopan dan umum dikenal oleh semua orang. Hal ini semoga mencerminkan diri kita yang mempunyai moral komunikasi terhadap seseorang. Sehingga kita akan mendapatkan evaluasi yang baik dari seseorang.

10. Menggunakan Tanda Baca Yang Baik Dan Benar

Tanda baca pada penulisan email sangat penting untuk diketahui letak benar dan salahnya. Hal ini berkhasiat untuk mengatur ritme/cepat rendahnya bunyi ketika membaca isi email.

11. Mengecek Kembali Email Yang Dituju

Alamat email yang salah akan berakibat fatal bila isi pesan yang kita tulis pada email sangat panjang dan lupa di backup. Karena ketika salah memasukan nama email orang yang dituju, kita akan mendapatkan pessan error bahwa email yang kita tuju ialah alamat email yang tidak valid atau tidak ada. Pastikan nama alamat email yang dituju sudah sempurna dan benar. 

12. Jangan gunakan CC

Carbon Copy atau biasa disebut dengan CC ialah kegiatan mengirim email lebih dari satu orang dan setiap orang yang dituju tersebut sanggup saling mengetahui alamat email mana saja yang dikirimkan juga.

Umumnya orang tidak suka bila alamat E‑mailnya dibeberkan di depan umum. Gunakan BCC ( blind carbon copy ). Dengan cara ini setiap orang hanya sanggup melihat alamat E‑mailnya sendiri dan tidak sanggup melihat email mana saja yang dikirimkan email juga.

13. Gunakan Salam Pembuka Atau Kalimat Pengantar Yang Sopan

Dalam penggunaan email, sebaiknya gunakan salam pembuka yang baik dan sopan. Seperti "Selamat pagi" "Selamat Siang" atau "Permisi" Dan "Mohon Maaf". Banyak sekali salam pembuka yang sifatnya sopan dan tergantung diri kita sendiri dalam menggunakannya.

Terlebih lagi bila sedang berbicara dengan pimpinan, teman kerja, teman bisnis ataupun perusahaan. Akan sangat diwajibkan memakai salam pembuka yang sopan.

14. Rahasiakan Data Email

Gunakanlah email secara pribadi tanpa memberitahukan kata sandi dan email milik kita. Karena kemungkinan hal ini akan menyebabkan tindak kejahatan dengan memakai nama kita.

15. Jangan Mengirim Data Yang Besar

Jika ingin mengirimkan data yang ukuran kapasitasnya besar, lebih baik jangan melalui Email. Karena akan memakan waktu yang sangat usang dan juga akan membuang banyak bandwidth(Kouta) yang besar. Lebih baik bertemu secara eksklusif untuk meminta data dengan ukuran yang besar tersebut.